Kanzleimanagement

If you can’t describe what you are doing as a process, you don‘t know what you are doing.

Continuous Improvement

Continuous Improvement (CI) bzw. kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist ein Instrument zur schrittweisen Verbesserung. Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen die Beratungs-, Prozess- und Servicequalität. In Teams werden Mitarbeiter aus allen Hierarchiestufen beteiligt. Wichtig ist, das in Teilbereichen erlangte Wissen zu sichern und auf andere Bereiche, Practice Groups oder Büros zu übertragen.

Lean Service Cycle

Der von Schoen + Company entwickelte Lean Service Cycle nimmt den Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung auf. Beginnend bei „Plan“ liegt der Fokus auf den Strategie- und Planungsprozessen in der Kanzlei (Plan: Wie soll es sein?). Danach erfolgen die Erbringung der Dienstleistung mit dem Mandanten (Do: Was tun wir und wie?) und die Beobachtung der Zufriedenheit und Qualität (Sense: Was wurde erreicht?). Die Kanzlei sollte anschließend gezielt Prozesse weiterentwickeln und anpassen (React: Was ist noch zu tun?).

Nach jedem Durchlauf des Lean Service Cycle werden die Verbesserungen als neuer Standard festgehalten.

Lean Management

Lean Management bedeutet „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Ziel ist es, alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten (Verschwendung, japanisch „muda“) zu vermeiden. Das auf japanischem Qualitätsmanagement basierende Konzept der
„3 Mu“ hilft, Prozesse strukturiert zu analysieren.

• Muda = 7 Arten von Verschwendung in Prozessen
• Muri = Überlastung als personelle Überbeanspruchung mit Folgen von Übermüdung, Stress, Betriebsklimaverlust, Fehlerzunahme und Fehlplanungen
• Mura = Unausgeglichenheit/Unregelmäßigkeit der Prozesse mit Verlusten, die durch mangelhafte Steuerung verursacht werden, wenn die Kapazitäten nicht ausreichend abgestimmt sind.

Process Mapping

Eine Prozessanalyse kann mittels eines Wertstroms abgebildet und optimiert werden. Extrem hilfreich für das Project Management und die Weitergabe von Wissen ist eine Visualisierung. Sehr viele juristische Prozesse in Kanzleien sind standardisierbar. Ist der Standard festgelegt, kann eine Customization, also eine kundenspezifische Anpassung, leichter berücksichtigt werden.

Fallbeispiel

Schoen + Company hat in einer Kanzlei eine Prozessoptimierung für den Bereich Compliance, der 3 Mio. € jährliches Honorarvolumen ausmachte, mittels der 7 Muda durchgeführt und signifikante Verbesserungspotenziale identifiziert. Zur Optimierung der Geschäftsprozesse wurden der Workflow, das Mengengerüst, die Durchlauf- bzw. Bearbeitungszeiten eines Mandats, die Auslastung und die Beteiligung von Mitarbeitern unterschiedlicher Qualifikationsstufen analysiert.
Insgesamt konnten durch Prozessoptimierungen ca. 13 % Zeiteinsparungen erreicht werden, die zunächst die Mehrarbeit und anschließend die Kostenquote senkten. Durch weitere Profitabilitätshebel waren Kosteneinsparpotenziale von bis zu 45 % möglich.
 

Legal Project Management

Transparenz und Vorhersagbarkeit sind für die Mandanten und Kanzleien gleicher-maßen wichtig, insbesondere bei Großmandaten oder bei Vereinbarung von Festpreisen.
Die ersten Kanzleien haben daher professionelle Projektmanager eingestellt, um die Mandate gemeinsam mit den Anwälten zu planen und zu budgetieren. Während der Fallbearbeitung sind sie für die Überwachung von Zeit-, Kosten- und Aufgabenplänen zuständig.

Mit einem professionellen Management des Projektteams, Budgets, Zeitplans und dem Scope des Projektes werden Mandate vorhersagbar und Risiken gemindert.

Pricingtool

Auf der Grundlage neuer Soll-Prozesse werden Muster-Cases in Standardphasen aufgeteilt. Aus der Erfahrung zurückliegender Mandate können Komplexitätstreiber für die einzelnen Phasen identifiziert werden. Damit können bei der Angebotsabgabe der geplante Aufwand besser abgeschätzt und die Budgetplanung besser eingehalten werden. Mit einem von uns erstellten Pricingtool kann in Pitchsituationen schneller angeboten werden. Simulationen mit alternativen Honorarmodellen sind ebenfalls möglich.